Реализовано
Разработана цифровая B2B платформа, которая позволяет подрядчикам и поставщикам заявить о себе в качестве потенциального контрагента холдинга, и упрощает работу действующих подрядчиков. В рамках внедрения проведена глубокая модернизация существующей инфраструктуры.
Были автоматизированы бизнес-процессы для оптимизации рабочего времени сотрудников, упрощения работы подрядчиков и поставщиков, улучшения качества и безопасности сотрудничества.
С технической точки зрения решение состояло в:
-
Увязке внутреннего контура учетной системы и внешнего интерфейса.
-
Глубокой модернизации 1С: УСО 2. Реализация миграции исторических данных.
-
Автоматизации модуля закупок 1С: УСО 2 под закупки, включая моменты, связанные с лотами и проработками рынка с использованием внешних электронных площадок торгов, прохождением тендерных процедур для соблюдения регуляторных требований.
-
Реализация портала для организации работы с Контрагентами: регистрация, ведение договоров, отчетности, кредитного рейтинга, мониторинга, анализа и проработке рынка.
Для проекта цифровой экосистемы приняли решение использовать отечественное программное обеспечение 1С-Битрикс. Это позволило обеспечить бесперебойную работу, что в случае большого объема передачи данных, а также хранения документации и отчетов, которые могут достигать тысячи строк, крайне важно, и безопасное функционирование высоконагруженной B2B платформы.
Нам удалось создать уникальную прозрачную систему работы с поставщиками и подрядчиками, где перспективные компании со всей России и дружественных стран могут заявить о себе на высоком уровне. Мы смогли создать унифицированные формы документов, оптимизировать и ускорить бизнес-процессы согласования документов и сократить количество документов, отправляемых почтой. Для этого кандидаты самостоятельно удаленно регистрируются в системе, заполняют требуемые данные о компании, компетенциях, подтверждениях опыта, юридические особенности и другое, попадают в систему. И уже после того, как все требуемые условия и стандарты соблюдены, заявка и компания попадают к менеджерам для последующего прохождения мониторинга.
Благодаря такому простому в использовании, но емкому технически, как говорится “под капотом”, мониторингу удалось добиться высокого процента регистраций новых компаний, оптимизировать процессы, а также добиться более высокой безопасности данных. Важно также то, что система была реализована на отечественном ПО.
Особенности проекта
Разработка дизайн системы
В рамках проекта была разработана дизайн система, включающая:
- UI-кит
- Гайдлайны
- Библиотеку кода
В рамках проекта было разработано более 200 страниц, дизайн система существенно ускорила процесс разразработки. Также это позволило сделать платформу максимально простой и понятной.
Ролевая модель
Мы решили использовать нетиповую ролевую модель, которую выполнили отдельным модулем, поскольку перечень разрешений не подходил в рамках имеющихся типовых решений. Модель содержит более 25 основных видов ролей, также есть возможность гибко настраивать права для каждого пользователя отдельно, например, возможность совмещения доступов к разделам с разных ролей.
Основные роли включают:
а) Администратор системы.
Осуществляет управление ролями и отдельными правами доступов менеджеров. Управление ролевой моделью ведется через административную панель 1С: БУС. Необходимые роли можно создавать в интерфейсе модуля. В него заложены разрешения, которые можно применять к ранее созданным ролям, например, возможность просмотра и согласования заявки на регистрацию.
б) Менеджер
Ролевая модель для сотрудников компании, которая позволяет администрировать и просматривать разделы платформы, в зависимости от зоны своих компетенций.
в) Контрагент
Ролевая модель представлена 3 ролями: директор (главный пользователь), управляющий, сотрудник.
Для разграничения прав пользователей предусмотрена матричная система управления доступами сотрудников контрагента, то есть доступ к каждому функциональному блоку портала может быть настроен для сотрудника контрагента (от просмотра до подачи заявок и согласование прайс листов).
г) Блок ДЗО - дочерние общества заказчика
Выполняют функционал контрагента (по отношению к менеджерам компании) и роль менеджеров (для своих контрагентов). Система определяет принадлежность к ДЗО по данным договора, поле “Заказчик”. Если по договору заказчик является контрагентом, то он является ДЗО и ему доступен описанный ранее функционал. Контрагентами ДЗО являются те компании, у которых заказчиком по договору выступает ДЗО.
Предусмотрены роли: главный пользователь, управляющий, директор, сотрудник, где главный пользователь, управляющий и директор может управлять доступами своих сотрудников. Главный пользователь - тот, кто зарегистрировал организацию на портале. Ему по умолчанию выставлены доступы ко всему функционалу. Также система предусматривает, что ДЗО (дочерние общества заказчика) могут выступать как в качестве контрагентов, так и менеджеров для своих контрагентов.
Интеграции
В проекте были выполнены типовые и нетиповые интеграции, которые позволили реализовать функционал портала в полном объеме, учитывая сложные бизнес процессы и длинную цепочку согласований. Так, благодаря интеграции с сервисами проверки и упорядочения юридических данных. Организации, уже имеющие контрактные отношения с компанией, могут быстро предоставлять всю необходимую отчетность по поставкам и работам.
Dadata – для регистрации и ускорения получения информации о компаниях.
Spark – для мониторинга и получения финансовой информации о компании.
1С: ERP УСО – для работы с договорами, отчетами поставки подрядчика, уведомления об отгрузке, прайс-листы, коммерческие предложения, мониторинг.
КХД – обмен файлами между системами
PowerBI – для отображения бизнес-метрик
Яндекс.Метрика - SEO аналитика
Функционал цифровой платформы
Личный кабинеты менеджера и Личный кабинет организации
На стороне цифровой платформы реализован широкий набор функций не только со стороны контрагента, но и администраторов системы. Сотрудники компании в рамках B2B платформы просматривают, модерируют и согласовывают поступающие заявки и документы.
В личном кабинет контрагента или подрядчика реализовано управление ролями сотрудников, информацией об организации, товарами, услугами, ценовыми предложениями. Далее рассмотрим подробнее.
Раздел регистрация, авторизация, восстановление пароля
Простая система регистрации позволяет отечественным и иностранным компаниям, которые ранее еще не имели опыт взаимодействия с Заказчиком, предложить свои услуги и заявить о себе на высоком уровне.
Есть 2 процедуры заполнения заявок:
а) Обычная регистрация. Подходит для тех компаний, кто хочет заявить о своих компетенциях.
б) Полная регистрация (контактные лица, ОКВЭД, документация). При данном типе регистрации начинается процесс модерации. Для компаний, которые готовы стать контрагентами.
Мониторинг подрядчиков и поставщиков
После регистрации в системе, ведется глубокий мониторинг контрагента в зависимости от вида выполняемых работ. На основании внутренней системы оценок формируется класс контрагента согласно его возможностям и компетенциям. Эксперт компании оценивают заявку в своей зоне ответственности. После завершения проверки заявки B2B платформа передает данные во внутреннюю систему учета, в соответствующие квалификации по видам работ.
По итогам мониторинга потенциальные поставщики и подрядчики получают обратную связь по зонам роста и развития.
Мониторинг разделен на:
-
Общие сведения о компании
-
Финансовая информация
-
Информация об опыте работы компании
-
Какие ТМЦ компания может поставить
-
Какие виды работ может оказать
-
Техническая оснащенность (техника, заводы, склады), которая подтверждает возможность оказания услуг, на которые компания претендует
-
Персонал (численность, компетенции и подтверждения)
- Безопасность - охрана труда, промышленная безопасность. Контрагент должен предоставить все документы, связанные с разрешениями, пройденными обучениями, ответственными лицами по безопасности, по какими стандартам по сертификатам работает)
Работа с договорами, обмен отчетностью, обмен уведомлениями об отгрузке
Одной из ключевых проблем являлось использование Outlook и почты России для обмена документами, что отнимало слишком много времени от рабочего процесса. Для этого нужно было автоматизировать все процессы и в то же время сделать их максимально безопасными. Теперь контрагенты и менеджеры заказчика проводят документооборот в системе автоматически, выбирая нужный тип. К виду деятельности заказчики внедрен свой вид договора.
На площадке существует три вида договоров:
-
Строительно-монтажный (СМР): данный вид договоров также включает ДРВ (детальная разделительная ведомость, ОРВ (оперативная разделительная ведомость), которые загружаются на портал из 1С, отчет поставки подрядчика
- Проектно-изыскательный (ПИР)
- Материально-технические (МТР) данный вид договоров также включает Спецификации, Уведомления об отгрузке и РКД
Раздел «Сотрудничество»
В личном кабинете контрагенты могут работать с финансовыми сервисами, например, получать информацию о возможном кредитном рейтинге и лимите, подавать на рассмотрения банковские гарантии, отслеживать в онлайн режиме процесс их согласования.
Блок включает в себя:
а) прайс-листы контрагентов и предварительные коммерческие предложения;
б) сведения о кредитном рейтинге и кредитном лимите;
На портале предусмотрена демонстрация из внутренней системы учета кредитного рейтинга и кредитных лимитов контрагента, а также возможность повысить его при отправке запроса и подгрузить необходимые документы.
в) интегральный рейтинг подрядчика (ИОДК), который выводится из PowerBI, где подрядчик может увидеть свой рейтинг по 5 направлениям:
Расчет производится на основании отчетности контрагента по 4-м показателям: регулярность, полнота предоставляемого отчета, своевременность и квалификация контрагентов по мониторингу.
Расчет производится на основании индекса качества, сроков устранения нарушений и подтвержденной строительной готовности.
- Финансовый и кредитный рейтинг
Оценка финансово-хозяйственной деятельности контрагента по ключевым параметрам ликвидности.
- Эффективность выполнения работ
Расчет производится на основании данных о производительности и эффективности работ СМР и оценки эффективности мобилизации (сравнение плановых и фактических значений FTE)
Расчет коэффициента несчастных случаев от максимального установленного значения.
«Прайс-листы»
Контрагенты могут загружать свои прайс-листы, для этого на портале создается карточка прайс-листа, в которой контрагент указывает перечень материально-технических ресурсов, которые он может предоставить (количество, срок доставки, цену с НДС и без НДС). Прайс-лист направляется в 1С, где специалист может с ним ознакомиться и направить запрос на коммерческое предложение.
«Предварительные коммерческие предложения»
Для каждого контрагента выводятся запросы на коммерческое предложение, которые поступают ему из 1С. Контрагенту необходимо заполнить файл, указывать срок его действия, валюту и прочие необходимые сведения. Технически предусмотрена возможность для участия иностранных компаний. Коммерческое предложение проходит проверку, после чего контрагент получает соответствующее уведомление «Принято» или «Отклонено».
Раздел «Банковские гарантия»
Был оцифрован новый процесс - банковские гарантии. Контрагент может запросить свой кредитный рейтинг на портале и получить информации о рейтинге, кредитном лимите, состоянии финансово хозяйственной деятельности. Теперь контрагент может согласовать проект банковской гарантии через портал. После предварительного согласования проекта менеджером компании контрагент должен загрузить соответствующие документы и отправить оригиналы по почте.
В данном разделе менеджеры компании обладают гибкими техническими возможностями по управлению банковской гарантией (архивация, вскрытие, частичное вскрытие, ведение заметок, внесение корректировок при поступлении физических документов, создание дополнительных соглашений к банковским гарантиям).
Раздел «Помощь»
Обязательная часть включат часто задаваемые вопросы и обращения. Для распределения вопросов по ответственным за направление, сделана быстрая и простая система.
В форме обратной связи необходимо выбрать направление и тему обращения, прикрепить нужные документы.
После чего обращение переходит в формат чата, ответственный сотрудник компании подключается к чату, или, при необходимости, передает запрос в другой отдел.
