Кейс Оптимизация HR процессов в компании "ПСБ Инновации и инвестиции"

процесс

Этап 1. Согласование заявок для подбора персонала и оффера для кандидата.

Создание Смарт-процесса с использованием стадий и уведомлений позволило организовать эффективный процесс подбора персонала, а именно:

1. Оформлять заявку на подбор в Битрикс24 с уведомлением ответственных лиц.
2. Хранить в системе все необходимые данные о кандидате, что позволяет быстро сравнить кандидатов и оперативно принять решение.
3. Организовать прозрачную систему согласований, связанных с подбором, с руководителем и HR отделом.
4. Контролировать процесс подбора в Kanban: видеть на каком этапе, сколько заявок или сколько офферов находятся на стадии согласования.

Этап 2. График отпусков.

В Битрикс24 уже реализован стандартный функционал для планирования и контроля графика отпусков сотрудников. В рамках проекта перед командой RDN Group стояла задача реализовать процесс согласования отпусков на основе графика отсутствий и бизнес-процесса ленты новостей. Благодаря этой доработке:

1. Из интерфейса «График отпусков» пользователь может посмотреть график отпусков коллеги и прямо в системе отправить заявление на отпуск, что позволяет исключить пересечения.
2. Организован процесс согласования поданных заявлений с руководством и HR отделом. В результате сотрудник получает уведомление либо о согласовании отпуска, либо о необходимости перенести даты.
3. Производится прием заявки от сотрудников строго в соответствии с графиком отпусков, учитывается наличие достаточного количества накопленных дней отпуска, а также рассчитывается наложение отпусков и процентное распределение отпусков по отделам таким образом, чтобы 75% сотрудников оставались на рабочем на месте.
4. Возможно выгружать отчетность по годовому графику отпусков по дням, где видно, кому согласовали отпуск, кто находится в стадии заявки, и кто подал заявку на перенос дат.

Этап 3. Таймшиты.

Таймшиты - это интерфейс в Битрикс24, где сотрудники отмечают задачи и время, которое они потратили на их выполнение в течение недели по дням. Для организации процесса были выполнены следующие настройки:

1. В пятницу происходит рассылка сотрудникам с напоминанием о необходимости вноса в таймшиты затраченного по проектам времени.
2. Сотрудник указывает в тамшите активность и задачу, на которую хочет списать время. Всего можно указать не больше 8 часов в день. Можно просмотреть время за предыдущие недели, но отредактировать время нельзя.
3. Если сотрудник вовремя не заполнил данные по затраченному времени, то в пятницу вечером происходит автоматическое проставление фритайма. Занесение времени в задачу вручную закрывается.
4. Существует группа администраторов таймшитов, сотрудникам которой предоставлен доступ к исправлению времени за любую неделю любого сотрудника, а также к скачиванию отчета по всем сотрудникам за неделю.
5. Создан ряд отчетов для контроля рабочего времени сотрудников и расчета эффективности каждого.

Функционал таймшитов внедрен для контроля рабочего времени, подсчета эффективности сотрудников и показывает, насколько сотрудник был задействован в проектных активностях, и какие сотрудники приносят компании наибольшую пользу.