Ход проекта
Ход проекта
В рамках проекта было принято решение по оптимизации системы, необходимо было сосредоточиться на поддержке и устранении ошибок. Работы проводились в рамках платформы Битрикс24, лицензия Корпоративный портал 50.
Воронка лидов
В рамках проекта была проведена комплексная оптимизация воронки лидов — ключевого инструмента в управлении процессом привлечения и конвертации потенциальных клиентов. Ранее структура воронки была недостаточно адаптирована под специфику работы образовательного комплекса «Дари детям добро», что затрудняло менеджерам эффективное отслеживание и обработку обращений.
Основные изменения и улучшения включали:
-
Перенастройку этапов воронки с учетом реальных бизнес-процессов, что позволило более точно отражать стадии взаимодействия с потенциальными и текущими клиентами.
-
Внедрение автоматических триггеров и уведомлений, которые помогали менеджерам своевременно реагировать на новые лиды и задачи, минимизируя риск упущенных обращений.
-
Создание удобной системы фильтров и сортировки, позволяющей быстро находить нужные лиды по различным параметрам (возраст ребенка, дата обращения, статус оплаты и т.д.)
-
Улучшение визуального представления данных, что способствовало более наглядному анализу и принятию решений.
База знаний
Параллельно была обновлена и структурирована база знаний — централизованное хранилище информации, включающее инструкции, типовые ответы, регламенты и другую полезную документацию.
Это позволило:
-
Обеспечить менеджерам быстрый доступ к необходимым материалам без необходимости обращаться к коллегам или искать информацию в разных источниках.
- Снизить количество ошибок и повысить качество коммуникации с родителями благодаря единому стандарту ответов и процедур.
- Ускорить обучение новых сотрудников за счет четко организованной и доступной базы знаний.
Настройка ролевой модели:
Пользователями системы являются:
- Менеджеры образовательного комплекса, работающие с клиентской базой, договорами и коммуникацией через Битрикс24.
- Администраторы, управляющие бизнес-процессами и настройками портала.
Для каждого из них была настроена соответствующая ролевая модель и права доступа, обеспечивающие удобство и безопасность работы.
Календарь дополнительных занятий
Была реализована функция календаря дополнительных занятий — важного инструмента для планирования и управления образовательным процессом. До внедрения данного решения родители и сотрудники сталкивались с трудностями координации расписания, что приводило к недоразумениям и снижало удобство взаимодействия.
Интеграция с 1С
Для оптимизации финансовых и административных процессов была настроена интеграция между бухгалтерской системой 1С и CRM-платформой Битрикс24. Основной задачей интеграции являлась автоматическая выгрузка счетов из 1С в Битрикс24, что позволило централизованно вести учет финансовых операций и облегчить работу сотрудников.
В Битрикс24 велась работа с базой клиентов, включая хранение договорной документации и сопутствующих данных по детям и родителям. Благодаря интеграции сотрудники получили возможность:
- Быстро отслеживать статус оплаты каждого клиента без необходимости переключаться между системами.
- Автоматически связывать счета с конкретными договорами и сделками, что улучшило контроль и отчетность.
- Своевременно информировать родителей о задолженностях и предстоящих платежах через встроенные коммуникационные инструменты CRM.
- Исключить дублирование и ошибки, возникающие при ручном вводе данных.
- Повысить прозрачность и управляемость финансовых процессов внутри организации.
Клиенты
В CRM системе ведется учет детей и родителей. О каждом участнике заполняется необходимая информация, что позволяет сотрудникам быстро получать полный и актуальный профиль клиента, эффективно управлять коммуникациями, своевременно информировать родителей о важных событиях и оплатах, а также персонализировать подход к каждому ребенку. Это значительно повышает качество обслуживания, снижает вероятность ошибок и дублирования данных, ускоряет обработку запросов и облегчает координацию работы между различными подразделениями образовательного комплекса.
