Интеграция системы управления закупками и Bit-Finance
В сфере управления, где эффективность и прозрачность имеют первостепенное значение, разрозненные системы часто становятся настоящим камнем преткновения.
В этом кейсе мы расскажем, как футбольный клуб решил проблему разрозненности сведений, автоматизировав процессы закупок, оформления договоров и счетов благодаря интеграции Битрикс24 и Bit-Finance.
Почему обмен данными стал необходим
До интеграции информация о закупках, договорах и счетах хранилась в разных системах, что приводило к хаосу:
-
Усложненный контроль: отследить всю цепочку от заявки до оплаты было непросто.
-
Ограниченный доступ: не все сотрудники могли оперативно получить нужную информацию, что тормозило согласование.
-
Ручной труд и ошибки: дублирование информации и ручной перенос информации занимали много времени и приводили к неточностям.
Проанализировал текущую ситуацию было принято решение об автоматизации, а именно создать единое цифровое пространство, где каждая деталь будет под контролем.
Главной задачей проекта стала бесшовное объединение систем Битрикс24 и Bit-Finance, которое позволило бы автоматизировать:
-
Создание и согласование закупок.
-
Оформление договоров и счетов.
-
Контроль прав доступа пользователей.
Ключевые требования к новому решению: исключить дублирование, минимизировать ручной ввод информации и обеспечить прозрачность для всех участников процесса.
Как шли к цели
“Проект интеграции был направлен на автоматизацию обмена данными между основными операциями. Эти элементы составляли основу бизнес-процессов клиента. Также требовался импорт справочников ЦФО, статей затрат, проектов и банковских реквизитов по ИНН”,- Дмитрий Паламарчук, аналитик RDN Group.
Архитектура решения: надежный обмен данными через RabbitMQ
Обмен данными происходил через систему RabbitMQ. Сообщения отправлялись в очередь и обрабатывались получателем по мере готовности. Однако возникла необходимость обеспечить обратную связь о статусе запросов. Поэтому было принято решение внедрить RPC-функции. Они создавали временные очереди для ожидания ответов. Это повышало уверенность в успешности обработки запросов.
Теперь для каждого отправленного сообщения создавалась временная очередь. После обработки система отправляла ответ в эту очередь. Это решение оказалось эффективным: ответы поступали вовремя и корректно.
Контроль и логирование: прозрачность процесса интеграции
Логирование результатов обменов также было предусмотрено. Записи о переданных сведениях и полученных ответах сохранялись в системе HiLoad Block. Это позволяло быстро отслеживать статус обменов и выявлять проблемы. При сбоях логирование помогало определить причину ошибки, независимо от её источника.
Заказчик хотел автоматизировать согласование закупок. Сотрудники могли создавать заявки через Битрикс, которые затем согласовывались в системе Бит Финанс. Не все сотрудники имели доступ к конечной системе, что требовало интеграции и упрощения процесса оформления и согласования.
Обмен данными упростил внутренние процессы, повысил их прозрачность и эффективность. Пользователи получили необходимые инструменты для работы с закупками.
Результаты
Автоматизированы ключевые процессы: загружено почти 10 000 договоров за период интеграции, налажен двусторонний обмен данными по закупкам, договорам и счетам.
Повышена прозрачность: все участники процесса, включая 16 сотрудников бухгалтерии, получили доступ к необходимым данным в Битрикс24. Логирование позволило быстро выявлять и устранять любые проблемы.
Сокращен ручной труд: устранено дублирование данных, ускорено согласование закупок, сотрудники смогли сосредоточиться на более важных задачах.
“Интеграция Битрикс24 и Bit-Finance создала единое информационное пространство для управления закупками, устранив узкие места и повысив эффективность работы. Принятое решение доказало свою эффективность и стало прочной основой для автоматизации будущих процессов”,- Максим Дмитриев, руководитель проектов RDN Group.
