Работа с крупными файлами стала неотъемлемой частью повседневной деятельности многих компаний. Однако встроенный почтовый клиент Битрикс24 ограничивает размер вложений 14,3 МБ, что создает серьезные препятствия для эффективного обмена информацией. Чтобы решить эту проблему, мы разработали решение, позволяющее обойти лимит и упростить процесс отправки файлов.
Наша основная цель — предоставить инструмент, который:
Какие проблемы возникают без нашего решения
При отсутствии дополнительного инструмента отправка файлов, превышающих 14,3 МБ, может привести к следующим трудностям:
-
Разделение на части
Сотрудникам приходится разбивать большой файл на несколько фрагментов и высылать их по отдельности. Получателю же нужно собирать части обратно, что занимает время и повышает риск ошибок.
-
Использование сторонних сервисов
Облачные хранилища и файлообменники могут казаться удобными, но создают риски утечки данных, особенно при недостаточной защите или публичном доступе. Кроме того, переключение между разными сервисами усложняет рабочий процесс.
-
Потеря времени
Все вышеперечисленные способы требуют значительных временных ресурсов и от отправителя, и от получателя, что снижает общую эффективность команды.
Ключевые особенности нашего решения
1. Автоматическое создание папок для файлов
- При попытке отправить вложения, общий размер которых превышает 14,3 МБ, система автоматически использует на «Моем диске» сотрудника папку «Отправлено клиентам. Файлы».
- Внутри нее формируется подпапка с уникальным названием, включающим дату и время создания, а также данные о сделке или контакте.
2. Публичная ссылка для быстрого доступа
-
Созданная подпапка получает публичную ссылку, которая автоматически прикрепляется к письму. Получатель может открыть эту ссылку и просмотреть вложения без использования сторонних почтовых или облачных сервисов.
3. Перенос файлов и отправка письма
После перемещения файлов в созданную папку письмо очищается от вложений, в текст автоматически добавляется публичная ссылка, и сообщение уходит к клиенту.
Автоматизация удаления временных файлов
Чтобы поддерживать порядок на портале, в решении реализован механизм регулярного удаления временных папок:
-
Создается highload-блок «Удаление вложений», где фиксируются дата удаления и ID каждой папки.
-
Ежедневно запускается автоматический агент, который проверяет сроки хранения и удаляет папки, у которых истек период размещения.
Преимущества
-
Удобство
Сотрудникам не нужно выполнять дополнительных действий: весь процесс происходит автоматически.
-
Экономия времени
Упрощенная отправка больших файлов освобождает время на выполнение важных задач.
-
Организация
Автоматизированное удаление папок помогает поддерживать порядок и контролировать объем данных на портале.
Совместимость
Данное решение возможно только в коробочной версии Битрикс24. Это связано с доступом к внутренним настройкам и возможностью создания highload-блоков, которые недоступны в облачной версии.
Оценка трудозатрат
На реализацию решения ушло в общей сложности 45,5 часов:
-
8 часов — анализ задачи и подготовка технического задания
-
30 часов — разработка функционала создания и отправки писем
-
4 часа — настройка механизма удаления временных файлов
-
3,5 часа — тестирование и развертывание на рабочем портале
Наше решение устраняет ограничения на отправку крупных файлов в Битрикс24, делая работу сотрудников более удобной. Процесс полностью автоматизирован и не требует от пользователей никаких дополнительных манипуляций. Вам больше не нужно разбивать файлы на части, отправлять множество писем или использовать сторонние сервисы — система все делает сама, позволяя вам сосредоточиться на действительно важных задачах.
