All in one: как автоматизировали согласование командировок, рабочих вопросов и отчетность в Битрикс24

В крупных компаниях многие процессы годами живут в почте, таблицах и устных договорённостях. Формально они работают, но каждый шаг занимает время, а ошибки накапливаются. Когда таких процессов становится много, бизнес начинает терять управляемость.

В рамках одного проекта для дистрибьюторской сети была реализована серия внутренних сервисов, которые закрыли именно такие «побочные», но критически важные задачи. Речь не о внедрении CRM-системы, а о ее оптимизации. Мы реализовали для дистрибьюторской сети серию решений на платформе Битрикс24, которые автоматизировали процессы согласования командировок, внутренних голосований и регулярной отчетности. 

Процесс согласования командировок

Раньше согласование командировок выглядело стандартно: письма, уточнения, повторные запросы, приказы вручную. Процесс растягивался на дни, а иногда и недели.

“В новой модели сотрудник заполняет единую форму с минимальным набором данных: куда едет, зачем и с какой целью. Дальше система сама задаёт уточняющие вопросы — например, по компаниям и точкам посещения, если их несколько”, - Дмитрий Паламарчук, аналитик RDN Group. 

Маршрут согласования зависит только от подразделения сотрудника. В одних случаях достаточно руководителя отдела, в других — требуется участие заместителя генерального директора или генерального директора. Если один и тот же человек формально участвует в процессе под разными ролями, система учитывает это и исключает дублирующие этапы.

Для генерального директора реализован отдельный интерфейс. Он не требует входа в корпоративный портал и работает по защищённой ссылке, которая регулярно обновляется. Плановые командировки согласуются пакетно, срочные — поштучно. Это снижает нагрузку на руководство и ускоряет принятие решений.

После согласования система автоматически отслеживает сроки, уведомляет ответственных за оформление приказов и контролирует сбор отчётности по итогам поездки. Все документы, комментарии и статусы хранятся в одном месте.

Результат — сокращение сроков согласования, прозрачность маршрутов и минимизация ошибок ручного ввода.

Внутренние голосования по рабочим вопросам

Второй процесс — голосование по вопросам дистрибьюторской комиссии. Он нужен там, где важно собрать мнения, но не требуется сложная юридическая процедура.

У процесса есть чёткие роли: администратор (он же секретарь), председатель и фиксированный список участников. Состав участников меняется централизованно и применяется ко всем будущим голосованиям.

Инициатор формулирует вопрос, при необходимости прикладывает материалы и указывает участников с правом вето. Дальше всем участникам приходит задание с тремя вариантами ответа: «за», «против», «воздержался».

Если председатель или участник с правом вето голосует «против», процесс автоматически ставится на паузу. В этот момент администратор принимает решение: закрыть голосование или возобновить его. Сроки голосования при паузе пересчитываются автоматически.

Результат голосования фиксируется прозрачно: видно, кто и как проголосовал, кто не принял участия, и какие комментарии были оставлены. После завершения формируется отдельный этап — контроль исполнения принятого решения.

Такой формат подходит для рабочих вопросов, где важно зафиксировать позиции и ответственность, но не требуется очное заседание.

Гибкая система регулярной отчётности

Третий блок — отчёты. Изначально они велись в общих Excel-файлах, где данные затирались, а структура постоянно ломалась.

Вместо этого была создана единая кастомная страница отчёта. Сами блоки и показатели настраиваются администратором портала без привлечения разработчиков. Он определяет, какие данные собираются, в каком виде, кто имеет право их заполнять и кто — просматривать.

Отчёт может быть еженедельным, ежемесячным или с любым другим периодом. Сотрудники вносят данные через понятный интерфейс, а система формирует единое представление без дублирования и хаоса.

Это решение подходит не только для отчётов, но и для KPI, операционных показателей и управленческой аналитики.

Технические ограничения и внедрение

Все описанные процессы реализованы в коробочной версии платформы. Причина — использование кастомных интерфейсов для сотрудников, которые не работают в корпоративном портале напрямую: генерального директора, кадровых служб и ответственных за приказы и отчётность.

В облачной версии Битрикс24 такие интерфейсы возможны только с выносом на отдельный сервер, что усложняет поддержку и снижает удобство. Поэтому в данном случае выбор коробки был осознанным.

Что это даёт бизнесу

“Все процессы объединены в единую систему. Ничего не теряется в почте, не зависит от конкретных людей и не требует ручного контроля на каждом этапе. Сокращаются сроки, повышается прозрачность и снижается нагрузка на сотрудников и руководство,” - Александра Гусева, аналитик RDN Group. 

В результате автоматизации на платформе Битрикс24 были созданы и внедрены три ключевых решения, которые заменили собой разрозненные рутинные операции.

• Автоматизированный процесс согласования командировок: от подачи заявки через интеллектуальную форму до контроля исполнения.
• Система внутренних голосований: с четкими ролями, правом вето, прозрачной фиксацией результатов.
• Гибкий конструктор регулярной отчетности: страница для сбора данных, KPI и управленческой аналитики.

Все решения были реализованы в «коробочной» версии Битрикс24, что позволило создать единую цифровую среду для сотрудников.