Автоматизация сбора данных на оффлайн-выставках с помощью CRM-решения

Участие в оффлайн-выставках является важной частью работы многих компаний. Такие мероприятия помогают укрепить отношения с существующими клиентами и привлечь новых партнеров. Однако сбор и обработка данных с подобных событий часто становятся затруднительными: приходится вручную проверять и сопоставлять информацию, заново вводить контактные данные и тратить много времени на анализ итоговых сведений. Чтобы решить эти проблемы, было разработано специализированное CRM-решение с кастомными возможностями сбора и обработки данных.

Цели и задачи

Главная цель заключалась в том, чтобы автоматизировать и упростить процесс сбора и обработки данных посетителей выставок. Для этого стояло несколько основных задач:

1. Удобные инструменты для самостоятельного анкетирования: предусмотреть вариант, при котором посетители смогут заполнять анкеты с помощью простых и наглядных форм.
   
   

2. Упрощённая идентификация существующих клиентов: система должна сопоставлять новые данные с уже имеющимися в CRM сведениями, избавляя сотрудников от ручной сверки.
   
   

3. Автоматизированная подготовка к выставкам: предусмотреть механизм постановки задач и ведения «повестки» мероприятия заранее, чтобы облегчить работу отдела продаж и маркетинга.
   
   

4. Гибкое решение для повторного использования: дать возможность быстро адаптировать систему для будущих выставок без серьёзной переработки кода или повторной разработки.

Как это работает?

Был реализован смарт-процесс со стадиями и отдельными воронками для каждой выставки, что позволяет легко отделять и обрабатывать данные по конкретному мероприятию. Анкетирование было настроено с помощью CRM-форм, доступных для посетителей по QR-коду.

Всего было создано три отдельных типа CRM-форм, адаптированных под разные категории посетителей:

• Клиенты
  
  

• Кандидаты
  
  

• Поставщики
  
  

Особенностью решения стала возможность предварительной подготовки данных перед выставкой. Пользователи системы могли заранее создавать элементы смарт-процесса, заполняя их информацией, а также планировать «Новые задачи».

Для реализации этой функции разработано специальное кастомное поле, состоящее из блоков с четырьмя полями различных типов. Количество таких блоков не ограничено. Администраторы CRM получили возможность самостоятельно изменять состав полей в блоках через административную панель без привлечения разработчиков.

Также обеспечена корректная выгрузка собранных данных в формат Excel, что позволяет легко анализировать полученную информацию в удобном виде.

Таким образом:

• CRM-формы: посетителям выставки доступны три типа форм, адаптированных под разные категории (клиенты, кандидаты, поставщики). Доступ к ним организован по QR-коду, что упрощает процесс заполнения.
  
  

• Предварительная подготовка: в смарт-процессе можно заранее создать нужные элементы (например, «Новые задачи»), в которых фиксируются ключевые моменты предстоящего мероприятия. Это даёт команде инструмент для раннего планирования.
  
  

• Кастомные поля: одно из полей содержит блоки из четырёх полей различных типов, которые могут добавляться в неограниченном количестве. Администраторы CRM, при необходимости, могут изменять набор данных в этих блоках через административную панель, не прибегая к помощи разработчиков.
  
  

• Выгрузка данных: собранная информация экспортируется в Excel, где представлена в удобном и структурированном формате для дальнейшего анализа.

Какие проблемы решило?

За счёт автоматизации и грамотной настройки смарт-процессов, новое решение избавило от ряда затруднений, характерных для традиционного метода обработки данных:

1. Отсутствие ручной сверки: система сама обнаруживает и «узнаёт» уже существующих клиентов, исключая риск ввода дублирующейся информации.
   
   

2. Сокращение времени обработки: благодаря CRM-формам и автоматическому переносу данных в нужные поля, анализ результатов выставки производится гораздо быстрее.
   
   

3. Упрощённая подготовка: заранее создаваемые задачи и элементы смарт-процесса помогают ничего не упустить при планировании и организации мероприятия.

Преимущества

Среди главных преимуществ реализованного решения:

• Снижение количества ошибок и упрощение обработки данных благодаря автоматизации.
  
  

• Гибкость системы, позволяющая легко адаптировать её под разные мероприятия без привлечения дополнительного ресурса разработчиков.
  
  

• Возможность самостоятельного заполнения анкет посетителями через QR-код, что экономит время сотрудников.
  
  

• Эффективное планирование и организация подготовки к мероприятиям.
  
  

• Возможность работы системы вне зависимости от типа и места проведения выставок, включая работу в закрытых контурах.
  
  

Совместимость

Реализация данного решения возможна в коробочной версии Битрикс24, так как доступ к ряду внутренних настроек портала в облачной версии ограничен. 

Оценка трудозатрат

На реализацию решения ушло в общей сложности 107 часов:

• 21 час - работа Аналитика

• 62 часа - работа Back-end разработчика

• 2 часа - работа DevOps

• 8 часов - работа QA

• 14 часов - работа Руководителя проекта

Вывод

Разработанное CRM-решение кардинально упростило процесс сбора и обработки данных, связанных с оффлайн-выставками. Теперь все данные автоматически структурируются, идентификация клиентов выполняется без участия операторов, а подготовка к любому новому мероприятию не требует масштабных доработок. Высокая гибкость и настраиваемость позволяют легко развивать и совершенствовать систему. Данное решение может быть легко адаптировано под любые будущие мероприятия.