Количество и объемы документов, которые компании используют, на сегодняшний день постоянно растут. От бумажных носителей информации избавиться навсегда не получится, однако с каждым днем преимущественно предпочтение отдают использованию электронных документов, которые зачастую с выходом новых законов необходимо подавать в различные государственные структуры.
Коммерческие компании используют электронный документооборот для того, чтобы упорядочить и автоматизировать бизнес-процессы, предоставить возможность контролирующим органам отслеживать законность сделок. В РФ электронный документооборот считается одним из важных элементов информационной системы любой организации.
“По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной СЭД является критически важным для успешного ведения их бизнеса”.
Компания RDN Group предлагает реализовать ЭДО с клиентами на платформе с Битрикс24.
Согласование документов - один из основополагающих процессов в компании. Битрикс24 предоставляет возможность согласовывать как сторонние, так и внутренние документы, запускать бизнес-процесс для согласования, создавать документы в рамках единого окна с помощью шаблонов.
Электронный документооборот проходит обычно с три этапа: формирование, хранение и согласование документа.
Формирование: позволяет загружать необходимый документ в систему, создавать документ в Битрикс24 используя встроенные шаблоны, создавать новые шаблоны для документов. Шаблоны часто используют для составления счета на оплату, доставку, договоров.
Хранение: Документы могут хранится в карточке и на диске.
Процесс согласования: Данный процесс представлен на канбан-доске. Документ проходит через несколько этапов. Все, кто отвечает за документ, получают уведомление о необходимости его согласования. После просмотра документа, можно одним кликом одобрить или отклонить документ, добавив комментарий.
Для того чтобы настроить различные цепочки согласований, предлагаем кастомную разработку, где мы будем учитывать специфику вашего бизнеса и настроим процесс согласования документов согласно вашему запросу.
Функционал системы:
Архив документов
У вас появится возможность создать электронный архив. CRM системы будет фиксировать новые файлы и прикреплять их автоматически в в нужную папку и оповестит соответствующего сотрудника.
Организация документооборота
Платформа Битрикс24 способствует уменьшению времени на подготовку документа, увеличивает скорость принятия управленческих решений, обеспечивает безопасность данных. Нужный документ вы сможете найти, используя поле “поиск”.
Контроль документооборота
Битрикс24 помогает осуществлять контроль на каждом этапе цикла согласования документа. «Битрикс24» автоматически перемещает документ по цепочке согласования. От инициатора требуется только отслеживать, кто уже одобрил файл, а кто ещё проверяет его. При необходимости можно использовать сценарии согласования: двухступенчатое утверждение, голосование, утверждение с различными статусами и так далее.
Совместное редактирование
Платформа дает возможность сразу нескольким сотрудникам редактировать документ, система фиксирует каждое изменение файла и позволяет вернуться к предыдущей версии документа.
Преимущества ЭДО:
Сотрудники экономят время на подписании документов (весь процесс очень удобен и занимает минимум времени),
Отсутствие необходимости распечатывать документы (все подписывается в электронном виде),
Отсутствие потребности в курьере для срочного подписания,
Удобное хранение и доступ к документам внутри вашего Битрикс24.
Для того, чтобы осуществить ЭДО в вашей компании также необходимо подключить Битрикс24 Подпись. Благодаря данному сервису вы сможете дистанционно подписывать документы с вашими контрагентами.
В данном случае электронная подпись признается равнозначной физической подписи.
Как происходит процесс подписания:
Если вы подписываете документ, созданный в Microsoft Word или 1C:
Создайте документ как обычно и сохраните его в формате PDF.
В сделке выберите документ на вашем компьютере для подписания.
Если вы подписываете документ, созданный в Битрикс24:
В сделке выберите документ в Битрикс24 для подписания, связанный с данной сделкой.
В заключении можно отметить, что внедрение электронного документооборота с использованием системы Битрикс24 и ЭЦП является важным и эффективным инструментом для оптимизации бизнес-процессов, улучшения коммуникации с клиентами и снижения затрат на печать и доставку документов.
Оставляйте заявку на консультацию на сайте или напиши нам в мессенджеры.
